すべての資料が必要なわけでもないようです。それにその資料のすべての部分が重要でもないのが普通でしょう。膨大な資料の中からいち早く重要ポイントをキャッチする能力でビジネスの成果に差が出てきます。
資料を読む前に準備すること
その資料がなんのための資料なのかわからないようならおそらくゴミ箱行きで間違いない資料なのでしょう。回覧板などがその例ですが必要ないことも多く含んでいます。しかも予備知識なしなので読むか読まないかの判断が重要になってきます。
普通は資料に当たる理由があります。市場調査のための基礎データとか販売促進のための重要な参考情報など・・・
会社の部署によっては法改正についての情報が必須なのかもしれません。
その場合にはある程度必要な情報には目星がついているはずです。だから資料に当たる前に欲しい情報のリストを作っているのが出来るビジネスマンなのでしょう。
なぜその情報が必要なのか？どう活用したいのか？後で必要になる部分はどこか？ など・・・
資料が溜まりすぎるとそのすべてがゴミ箱へ！
見ない資料は使わないわけですからそのままどんどん積み上がってゆきます。段ボール箱いっぱいになって新しく段ボール箱を購入して・・・そしてオフィスの大半を汚れた段ボール箱が占めてしまうような状態！
こういう情報リスクを防ぐためには情報の流れを計算しておかなければなりません。情報が入ってきたらすぐに今見る！後で見る！を選別します。
後で見る価値がなさそうな情報ならそのままゴミ箱行きとなります。後で見る情報なら後で見るボックスに移して見る予定の日時を手帳に記入しておきます。
今みなければならない情報はその場処理が原則ですね。
重要な情報には黄色いマーカーでラインを引いてその箇所に付箋を貼っておくなどのマメさが必要です。
いかがでしたか？
情報にも重要度があって瞬時に重要な情報にアクセスできる工夫が必要ですね。そのひとつの手段が黄色いマーカーなのかもしれません。
